Politica de confidențialitate

Prezenta politică explică modul în care PROVEN SYSTEM S.R.L. („noi", „Operatorul", „Compania") colectează, utilizează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care vizitează site-ul provensystem.ro sau intră în relație cu noi. Prelucrarea se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea nr. 190/2018 și celelalte reglementări aplicabile privind protecția datelor.

1. Operatorul de date

• Denumire: PROVEN SYSTEM S.R.L.
• Cod unic de înregistrare (CUI): RO38861504
• Nr. Registrul Comerțului: J12/538/2018
• Sediu social: Str. Orizontului nr. 70, Florești, jud. Cluj, România
• Punct de lucru / showroom: Sat Vlaha, nr. 1E, 407513 Vlaha, jud. Cluj
• E-mail: contact@provensystem.ro · Telefon: 0723 603 100
• Responsabil protecția datelor / contact GDPR: contact@provensystem.ro

2. Ce date colectăm

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date:

• Date de identificare și contact – nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, adresă de livrare/facturare (la crearea unui cont, plasarea unei comenzi sau trimiterea unei cereri de ofertă).
• Date de cont – datele asociate contului de utilizator, inclusiv, dacă alegeți autentificarea prin Google, numele și adresa de e-mail furnizate de Google.
• Date privind comenzile și proiectele – produsele solicitate, istoricul comenzilor și al cererilor de ofertă, detaliile proiectelor salvate.
• Conținutul mesajelor – informațiile pe care ni le transmiteți prin formularele de contact, cerere de ofertă sau asistentul AI.
• Date tehnice și de navigare – adresa IP, tipul de browser și dispozitiv, paginile vizitate, colectate prin cookie-uri și tehnologii similare (vezi Politica de cookie-uri).

Nu solicităm și nu prelucrăm în mod intenționat categorii speciale de date (date sensibile) prin intermediul acestui site.

3. Scopurile și temeiurile prelucrării

Prelucrăm datele dumneavoastră pentru următoarele scopuri, în baza temeiurilor legale indicate (art. 6 GDPR):

• Procesarea comenzilor și a cererilor de ofertă, livrarea produselor – temei: executarea unui contract sau demersuri precontractuale (art. 6 alin. 1 lit. b).
• Crearea și administrarea contului de utilizator – temei: executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b).
• Răspuns la solicitările transmise prin formulare, telefon sau asistentul AI – temei: interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor (art. 6 alin. 1 lit. f).
• Îndeplinirea obligațiilor legale (fiscale, contabile, protecția consumatorului) – temei: obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c).
• Statistici de trafic și îmbunătățirea site-ului (Google Analytics) – temei: consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. 1 lit. a), acordat prin bannerul de cookie-uri.
• Securitatea site-ului și prevenirea abuzurilor (ex. reCAPTCHA) – temei: interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f).

4. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul folosește cookie-uri strict necesare funcționării, precum și cookie-uri de analiză activate doar cu consimțământul dumneavoastră. Detaliile complete și modalitatea de gestionare a preferințelor sunt descrise în Politica de cookie-uri.

5. Cui divulgăm datele (persoane împuternicite și destinatari)

Nu vindem datele dumneavoastră. Le putem divulga, strict în scopurile de mai sus, următoarelor categorii de destinatari:

• Furnizori de curierat și transport – pentru livrarea comenzilor.
• Google Ireland Ltd. – servicii de analiză (Google Analytics), autentificare (Google Sign-In), protecție anti-spam (reCAPTCHA) și fonturi web.
• Procesatori de plăți – dacă efectuați o plată online, datele de plată sunt prelucrate direct de procesatorul autorizat (ex. Netopia Payments / mobilPay); noi nu stocăm datele cardului.
• Furnizorul de găzduire și e-mail – pe ale cărui servere sunt stocate site-ul și mesajele.
• Autorități publice – atunci când divulgarea este impusă de lege.

Toți partenerii care prelucrează date în numele nostru o fac în baza unor contracte care asigură protecția datelor conform art. 28 GDPR.

6. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori (ex. Google) pot prelucra date în afara SEE. Aceste transferuri se realizează pe baza unor garanții adecvate prevăzute de GDPR – decizii de adecvare ale Comisiei Europene sau clauze contractuale standard (SCC).

7. Cât timp păstrăm datele

• Date de cont – pe durata existenței contului; le ștergem la cererea dumneavoastră de închidere a contului.
• Comenzi și documente financiar-contabile – pe durata impusă de legislația fiscală și contabilă (de regulă 10 ani).
• Cereri de ofertă și mesaje – pe durata necesară soluționării solicitării și a unei perioade rezonabile ulterioare.
• Date de analiză – conform perioadelor de retenție ale Google Analytics și consimțământului acordat.

8. Drepturile dumneavoastră

În calitate de persoană vizată, beneficiați de următoarele drepturi (art. 15–22 GDPR):

• Dreptul de acces la datele prelucrate;
• Dreptul la rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat");
• Dreptul la restricționarea prelucrării;
• Dreptul la portabilitatea datelor;
• Dreptul la opoziție față de prelucrarea întemeiată pe interes legitim;
• Dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare;
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate cu efecte semnificative.

Vă puteți exercita drepturile printr-o cerere la contact@provensystem.ro. Răspundem în termen de cel mult o lună.

9. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că v-am încălcat drepturile, vă puteți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):

• B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, 010336 București
• E-mail: anspdcp@dataprotection.ro · Web: www.dataprotection.ro

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii sau divulgării, inclusiv conexiune securizată HTTPS, control al accesului și instruirea personalului.

11. Minori

Site-ul nu se adresează minorilor sub 16 ani și nu colectăm cu bună știință date ale acestora. Dacă un părinte/tutore constată o astfel de situație, ne poate contacta pentru ștergerea datelor.

12. Modificări ale politicii

Putem actualiza această politică periodic. Versiunea în vigoare este întotdeauna publicată pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări.

Pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor, ne puteți scrie la contact@provensystem.ro.